Posta Elettronica Certificata: quando usarla e chi ha l’obbligo di utilizzarla

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POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC): COS’È E COME FUNZIONA

La PEC è un sistema di posta elettronica certificata digitale che consente di inviare e-mail il cui valore legale è equiparato alla classica raccomandata con ricevuta di ritorno, così come stabilito dal Decreto del Presidente della Repubblica firmato nel 2005 (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

Rispetto alla normale posta elettronica ordinaria, quella certificata presenta alcune caratteristiche aggiuntive molto importanti che forniscono a tutti gli utenti che ne usufruiscono di avere la certezza a valore legale dell’invio e/o dell’avvenuta ricezione di una specifica mail.

Viene definita certificata in quanto il gestore del servizio di PEC rilascia ad ogni mittente una ricevuta di avvenuta spedizione del messaggio e allo stesso modo, il gestore della PEC del destinatario invia al mittente una ricevuta di avvenuta consegna.

In ogni ricevuta, inoltre, è inserito anche un riferimento temporale relativo a data e ora in cui sono avvenute le due operazioni di verifica sopracitate. In caso di smarrimento della ricevuta, qualsiasi mittente o destinatario può comunque recuperare tutti i dati direttamente dal database informatico, che terrà traccia delle operazioni svolte per 30 mesi.

A differenza di quanto avviene per le raccomandate con ricevuta di ritorno, nelle PEC viene inserita una firma digitale che garantisce in modo univoco a altamente sicuro l’identità del mittente, e preserva l’integrità dell’intero documento, eliminando qualsiasi rischio di contraffazione o modifica.

Ricordiamo che è possibile inviare una mail di posta elettronica certificata anche ad una casella di posta elettronica ordinaria, con la sola differenza che in questo caso specifico al mittente non verrà consegnata alcuna ricevuta di avvenuta consegna.

PERCHÉ UTILIZZARE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA?

La posta elettronica certificata presenta i seguenti vantaggi:

  • Semplicità di utilizzo: usare una casella PEC è davvero semplice e immediato, proprio come usare una casella di posta ordinaria. Basterà affidarsi ad uno dei gestori di PEC presenti nel nostro territorio e associare un indirizzo a cui si potrà accedere sia tramite PC, che tablet o smartphone in qualsiasi momento;
  • Sicurezza: a differenza della classica mail, la PEC utilizza moderni protocolli di protezione e crittografia dei dati, ciò ne garantisce la totale integrità e l’impossibilità di subire contraffazioni di vario genere;
  • Validità legale: grazie alle ricevute, è possibile dimostrare tutte le spedizioni o le avvenute ricezioni di vari messaggi o documenti e le principali informazioni di ogni mail vengono conservate dai gestori per almeno 30 mesi
  • Protezione da virus e spam: qualsiasi casella PEC è immune dall’intrusione di virus informatici o dall’arrivo di numerose e fastidiose mail di spam

PEC PER PROFESSIONISTI E AZIENDE

Con la firma del Decreto Legge 193/2016 si è stabilito che a partire dal 1 Luglio 2017 tutte le aziende iscritte al registro delle imprese e tutti i liberi professionisti iscritti all’albo sono obbligati a utilizzare un servizio PEC per la ricezione e l’invio di documenti in modo sicuro e integro.

Tra i principali utilizzi della PEC per imprese e professionisti troviamo:

  • Scambio e invio/ricezione di documenti legali relativi alla propria attività lavorativa
  • Gestione delle iscrizioni a concorsi pubblici e/o ordini professionali
  • Comunicazioni con INPS o INAIL
  • Inoltro di contestazioni di illeciti e/o rilascio di certificati
  • Accesso a vari servizi pubblici

L’IMPORTANZA DELLA PEC NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

L’utilizzo della Posta Certificata nella Pubblica Amministrazione non solo consente di lavorare in modo più immediato e sicuro, ma permette anche di comunicare con più chiarezza e senza il rischio di eventuali smarrimenti di documenti o addirittura contraffazioni e/o modifiche degli stessi.

Grazie all’utilizzo di una casella di posta elettronica certificata, infatti, si è potuto assistere ad un miglioramento dei servizi offerti e del rapporto tra la pubblica amministrazione e i cittadini, andando a ridurre drasticamente i tempi necessari per l’esecuzione di alcuni importanti servizi, aumentando anche la sicurezza.

Attraverso una piccola spesa annuale per usufruire del servizio, vengono garantiti enormi vantaggi a livello amministrativo e logistico. Si diminuisce la mole di materiale cartaceo presente nei vari uffici e si digitalizza il lavoro, rendendolo più smart e veloce, oltre che sicuro.

Un piccolo e semplice servizio, ma un grande passo avanti per PA e liberi professionisti.