Il fascicolo virtuale dell’operatore economico (da cui la sigla FVOE) è uno strumento disponibile attraverso l’accesso al sito dell’Anac, ovvero l’Autorità nazionale anticorruzione preposta a tutelare l’integrità e la trasparenza della pubblica amministrazione e dei contratti pubblici. A tal proposito, non fanno eccezione le gare d’appalto cui le imprese partecipano regolarmente.
Si tratta, sostanzialmente, di un archivio elettronico consultabile proprio sul sito ufficiale dell’Anac che contiene diverse informazioni volte proprio a garantire la trasparenza. All’interno, infatti, troviamo tutta la documentazione relativa a un’azienda, in modo da automatizzare il processo di verifica della sussistenza dei requisiti richiesti per partecipare a determinate gare d’appalto pubbliche. Parliamo dunque di un ulteriore passo in avanti verso la digitalizzazione nel rapporto fra pubblica amministrazione e imprese.
A cosa serve il fascicolo virtuale dell’operatore economico
Uno strumento come il fascicolo virtuale dell’operatore economico si rivela particolarmente utile per tutte e due le parti coinvolte, quindi sia per le imprese che per le singole stazioni appaltanti. Da un lato, infatti, velocizza la possibilità per le aziende di partecipare alle gare d’appalto, chiarendo quali sono i documenti obbligatori da presentare, come per esempio le dichiarazioni, le attestazioni di idoneità, i certificati di iscrizioni a registri o ad albi, i documenti che attestano la posizione regolare a livello contributivo e fiscale.
Il FVOE, inoltre, snellisce anche il carico per le stazioni appaltanti, che possono sfruttare un sistema unico e centralizzato. Per questo, accedendo al portale, possono verificare automaticamente l’effettiva conformità dell’operatore per la gara in questione, senza bisogno che la controparte invii per diverse volte gli stessi documenti. Ciò ha l’effetto positivo di ridurre e non trascurabile di ridurre notevolmente gli errori nella gestione della documentazione, oltre ai tempi d’attesa e alle lungaggini burocratiche che da tempo hanno contraddistinto (e purtroppo contraddistinguono) la pubblica amministrazione in Italia.
FVOE, quando è obbligatorio e come gestirlo
Il fascicolo virtuale dell’operatore economico è stato introdotto in Italia con la Delibera 262/2023 e – come abbiamo detto – risulta molto utile sia per le stazioni appaltanti che per gli enti aggiudicatori, permettendo loro di verificare il possesso di requisiti di carattere generale, tecnico-organizzativo ed economico-finanziario per l’affidamento di contratti pubblici agli operatori economici.
Questi ultimi, in particolare, possono creare un repository con dei documenti utili per partecipare rapidamente alle procedure di affidamento di contratti pubblici. Le imprese sono direttamente responsabili di aggiornare periodicamente il proprio fascicolo virtuale, monitorando con particolare attenzione la data di scadenza dei documenti oppure qualora si verifichino dei cambiamenti. In questi casi, bisogna inserire tempestivamente sul sistema i nuovi dati in modo da non andare incontro a rallentamenti nelle procedure di partecipazione alle gare d’appalto. Il fascicolo virtuale dell’operatore economico è obbligatorio in Italia solo per appalti di importo superiore a 40.000 euro.
Come funziona il fascicolo virtuale dell’operatore economico: le istruzioni
Per l’operatore economico
Come detto, esiste un accesso riservato all’operatore economico e uno alla stazione appaltante, entrambi tramite i servizi Anac. In tutti e due i casi, ci sono dei passaggi specifici e molto semplici da seguire e rispettare, in modo da utilizzare correttamente il servizio.
In merito all’operatore economico, bisogna innanzitutto essere registrati come utenti dei servizi dell’Autorità nazionale anticorruzione, seguendo le istruzioni riportate nella sezione “Registrazione e Profilazione utenti”. Successivamente, occorre richiedere il profilo di “Amministratore OE (Operatore Economico)” associato al soggetto rappresentato “Operatore economico” attraverso la pagina di creazione profili. In seguito, bisogna attivare il profilo seguendo le modalità operative che sono descritte nel “Manuale utente per la registrazione e la profilazione degli utenti”, sempre sul portale Anac. Come ultimo passo, bisogna accedere al servizio FVOE 1.0 oppure al servizio FVOE 2.0 (del quale ti parlerò in seguito).
Per la stazione appaltante
Per quanto riguarda la stazione appaltante, ci sono dei passaggi molto simili e che differiscono solo in parte rispetto a quelli dell’operatore economico. Innanzitutto, così come per gli operatori economici, è obbligatoria la registrazione da utenti per i servizi dell’Anac.
In seguito, il profilo da richiedere in questo caso è quello di “responsabile unico del progetto (già responsabile unico del procedimento)” che è associato al soggetto rappresentato “Stazione appaltante” dalla pagina di creazione profili. A questo punto, così come già spiegato per gli operatori economici, sarà sufficiente procedere all’attivazione del profilo secondo le modalità operative che, anche in questo caso, sono descritte nel Manuale Utente per la registrazione e la profilazione degli utenti. Analogamente, poi, bisogna effettuare l’accesso definitivo al servizio che può essere FVOE 1.0 oppure FVOE 2.0. Una differenza che è stata introdotta da poco tempo.
Fascicolo dell’operatore economico 2.0, differenze con la versione 1.0
Come avrai notato, esistono quindi due versioni dell’applicazione per quanto riguarda il fascicolo dell’operatore economico. La versione 1.0 è stata la prima ad essere introdotta nel 2023 ed è tutt’ora utilizzabile, ma soltanto per le procedure indette prima del 31dicembre 2023. La versione 2.0, invece, è valida per verificare i requisiti nelle procedure indette a partire dal 1° gennaio 2024. Si tratta di una transizione verificatasi a seguito dell’entrata in vigore della disciplina del nuovo Codice dei contratti pubblici sulla digitalizzazione. Esistono ovviamente alcune differenze che riguardano procedure molto specifiche (l’Anac ha messo a disposizione dei manuali per entrambe le versioni, sia per le stazioni appaltanti che per gli operatori economici), ma non cambiano l’utilità e il senso per cui è stato istituito il FVOE.
Rimangono intatte, quindi, le funzioni principali di questo strumento, soprattutto per gli operatori economici. Questi ultimi possono attivare la modalità di ricerca all’interno del fascicolo e consultare i documenti associati al proprio profilo; visualizzare nel dettaglio un documento; inserire un nuovo documento; autorizzare l’accesso al proprio fascicolo (arriverà una notifica quando una stazione appaltante lo richiede); aggiornare un documento (anche qui può arrivare una notifica di richiesta); associare un documento al fascicolo; annullare l’associazione; consultare l’anagrafica dell’operatore economico.
