Nell’ultimo periodo si sente sempre più spesso parlare di fatturazione elettronica, ma nello specifico in cosa consiste? Il sistema di Fatturazione Elettronica non è altro che un sistema interamente digitale il quale permette di compilare, inviare e conservare le fatture abbandonando definitivamente la carta e tutti i costi ad essa legati.
E’ importante notare, però, che non si tratta di un semplice file allegato ad una mail: parliamo di fatture emesse secondo un linguaggio standard (XML), firmate digitalmente e da conservare ai fini fiscali solo in digitale.
Questo particolare sistema, che fino al 2018 era obbligatorio solo per le fatture verso la pubblica amministrazione, dal 1° gennaio 2019 è diventato l’unico metodo di fatturazione accettato per le cessioni di beni e servizi sia tra partite IVA sia verso i consumatori. Ecco perché si parla di fatturazione elettronica tra privati.
Ecco che, quindi, si è passati dal vecchio modo di compilare le fatture (carta e penna, editor di testo o fogli di calcolo) ad un percorso standardizzato che sfrutterà il Sistema di Interscambio (Sdl) dell’Agenzia delle Entrate.
Ma cos’è il Sistema di Interscambio? Questo svolge una funzione di “postino digitale” fungendo da snodo tra gli interessati, verificando la presenza e la correttezza dei dati obbligatori e consegnando le fatture elettroniche al destinatario. E’ importante sottolineare che l’unico formato accettato sarà il formato XML.
Come funziona la fatturazione elettronica
Le caratteristiche tecniche di una Fattura Elettronica sono regolamentate da appositi standard, per questo l’utilizzo di un software di fatturazione, come ad esempio la fatturazione elettronica di infoCert, ti semplificherà l’emissione e la ricezione automatizzando tutti i processi ed evitando spiacevoli errori.
La procedura per la compilazione della fattura elettronica è la stessa per tutti i soggetti: si redige la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, si genera il file nel formato XML. L’unica differenza sta nel diverso metodo che il sistema di interscambio utilizza per recapitare la fattura.
Invio e ricezione delle fatture elettroniche
Come già detto in precedenza, chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati. Questo particolare sistema si occuperà di smistare le fatture emesse e/o ricevute controllando che abbiano tutti i requisiti richiesti prima di recapitarle.
Per quanto riguarda la ricezione sarà lo Sdl a far pervenire la fattura solo dopo aver verificato i requisiti tecnici. Nel caso in cui si decida di voler registrare la fattura a mano bisognerà aprire il file con un lettore apposito e registrarla in modo “tradizionale”. Se però si decide di utilizzare un software di fatturazione che gestisce invio e ricezione di fatture elettroniche, non si dovrà fare altro che importare la fattura elettronica nel software per registrarla automaticamente in pochi istanti.
In conclusione, la miglior cosa da fare è sicuramente quella di dotarsi di un software di fatturazione aggiornato data anche la rigidità e la complessità dei requisiti tecnici previsti dalla normativa.
Una soluzione all-in-one permette di gestire tutto il ciclo senza errori e con un gran risparmio di tempo.
